Donkervoort Automobielen B.V. (“Donkervoort” “ons”, “wij” of “onze”), een bedrijf geregistreerd in Nederland met nummer 30058097 en met haar hoofdkantoor in de Pascallaan 96, 8218 NJ te Lelystad, Nederland, zet zich in voor de bescherming van de privacy van sollicitanten, uitzendkrachten/payroll-werknemers, stagiairs en werknemers. Wij verwerken uw gegevens dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Met deze privacy statement informeren wij u over onze wijze van omgang met persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?
In dit privacy statement beschrijven wij hoe wij als verwerkingsverantwoordelijke met uw persoonsgegevens omgaat.

2. Wat is een persoonsgegeven?
Informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon is een persoonsgegeven. Of bepaalde informatie als een persoonsgegeven moet worden gekwalificeerd hangt er mede vanaf of Donkervoort beschikt over wettige middelen waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat zij deze inzet om een betrokkene te identificeren.

3. Persoonsgegevens die Donkervoort verwerkt
Graag maken wij u erop attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk is voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure of om een (eventuele) arbeidsovereenkomst/ stageovereenkomst/ uitzendovereenkomst te sluiten en uit te voeren. Daarnaast zijn bepaalde persoonsgegevens nodig voor de nakoming en uitvoering van bepalingen uit de voor ons geldende CAO. Ook verzamelen en gebruiken wij uw persoonsgegevens om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Deze wettelijke verplichtingen hebben bijvoorbeeld te maken met de vaststelling en verschuldigdheid van belastingen en premies voor werknemers.

Gelet op deze noodzaak bent u verplicht om de hiervoor benodigde persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan kunnen wij mogelijk geen sollicitatieprocedure met u doorlopen, een (eventuele) arbeidsovereenkomst/ stageovereenkomst/ uitzendovereenkomst met u aangaan en uitvoeren of aan onze wettelijke verplichtingen voldoen.

Bent u (payroll-)werknemer of stagiair, dan gebruiken wij uw gegevens voor het opstellen, uitvoeren en beëindigen van de arbeids- of stageovereenkomst of de arbeidsrelatie. Hieronder wordt onder meer verstaan:

  • de behandeling van personeelszaken;
  • het vaststellen en uitbetalen van het salaris, vergoedingen en andere geldbedragen; en
  • het vaststellen en betalen van eventuele belastingen, premies en andere fiscale verplichtingen ten behoeve van u als werknemer of stagiair.

Bent u een sollicitant, dan gebruiken wij uw gegevens om met u te kunnen communiceren over het verloop van de sollicitatieprocedure en de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen.

Bent u een uitzendkracht, dan zullen wij de gegevens die wij verkrijgen van het uitzendbureau gebruiken voor de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen en voor de uitvoering van de uitzendovereenkomst.

Aan ons verstrekte gegevens
Wanneer u met Donkervoort een overeenkomst aangaat, zijn volgende persoonsgegevens van u noodzakelijk:

  • naam en adres;
  • contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres);
  • geboortedatum;
  • geslacht;
  • kopie paspoort of identiteitsbewijs;
  • financiële gegevens (bankrekeninginformatie);
  • contactpersoon in geval van nood (naam en telefoonnummer);
  • in geval van stage: gegevens opleiding en stagebegeleider;
  • andere gegevens relevant voor de betreffende overeenkomst.

4. Delen met derden
Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen. Deze andere partijen kunnen overheidsorganen zijn, maar ook partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren of partijen aan wie wij verplicht zijn gegevens te verstrekken in verband met de (uitvoering van de) arbeidsovereenkomst. Het gaat om de volgende partijen:

  • de Belastingdienst;
  • het UWV;
  • onze arbodienst/bedrijfsarts;
  • de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
  • het Pensioenfonds;
  • de verzuimverzekeraar;
  • onze accountant/ boekhouder/ salarisadministrateur.

Soms zal het verstrekken van uw gegevens aan een ander noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de wet, zoals het geval is bij doorgifte aan de Belastingdienst, het UWV, de arbodienst/ bedrijfsarts, het (verplicht gestelde) Pensioenfonds en de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Bij verstrekking van uw gegevens aan onze verzuimverzekeraar hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk dat wij daardoor aanspraak kunnen maken op een verzekeringsuitkering.

Daarnaast zijn er partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren, zoals de accountant/ boekhouder/ salarisadministrateur. Bij deze doorgifte van uw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Deze werkzaamheden zijn uitbesteed vanwege (onder meer) de kennis en expertise die onze accountant/ boekhouder/ salarisadministrateur bezit. Om de (arbeids)overeenkomst met u uit te voeren, heeft de accountant/ boekhouder/ salarisadministrateur uw persoonsgegevens nodig.

Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze personeels- en loonadministratie, waar uw persoonsgegevens onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens worden om die reden aan onze serverprovider verstrekt. Daarnaast maken wij gebruik van Microsoft Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Wij hebben bij deze twee doorgiften een gerechtvaardigd belang, omdat wij gegevens digitaal willen opslaan en verwerken en uitbesteding hiervan verschillende voordelen heeft.

5. Bewaarperiode persoonsgegevens
Wij zullen uw sollicitatiegegevens voor een periode van maximaal 2 jaar na het eindigen van de sollicitatieprocedure bewaren, tenzij u hier bezwaar tegen maakt.

De persoonsgegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn zullen wij bewaren gedurende een periode van 7 jaar nadat u uit dienst bent getreden. Deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting. Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs zullen wij 5 jaar na het einde van uw dienstverband bewaren. Ook deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting.

Voor andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie hanteren wij een bewaartermijn van uiterlijk 2 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd, tenzij blijkt dat bepaalde persoonsgegevens voor ons noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke (bewaar)plicht of als sprake is van een arbeidsconflict of rechtszaak. Bij ‘andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie’ moet u bijvoorbeeld denken aan arbeidsovereenkomsten, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

6. Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander.

U kunt de hierboven genoemde rechten niet onder alle omstandigheden uitoefenen. Hebben wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig om de wet na te leven, dan kunt u geen bezwaar maken of verzoeken om wissing.

Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot het secretariaat. Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

7. Beveiliging en bescherming van gegevens
Donkervoort past passende beveiligingsmaatregelen toe om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging zoveel mogelijk tegen te gaan. Donkervoort heeft zowel technische als organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Deze beveiligingsmaatregelen worden periodiek herzien op basis van dreigingen.

8. Wijzigingen
De manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, en de samenstelling of hoeveelheid van gegevens die wij verwerken, kan wijzigen. Daarom behouden wij ons het recht voor dit privacy statement aan te passen. Indien noodzakelijk brengen wij u op de hoogte van wijzigingen.

Dit statement is voor het laatst herzien op 29 mei 2018.